REGLEMENT GENERAL DE FONCTIONNEMENT
TITRE I - DISPOSITIONS GENERALES
TITRE II – ORGANISATION ADMINISTRATIVE de l’ASSOCIATION
A – Rôle de la Direction Générale
A1 – Mission générale
A2 – Organisation
A3 – Fonction d’administration
A3.1 – Administration générale
A3.2 – Administration du personnel
A4 - Fonction de gestion
C3.1 – Administration générale
C3.2 – Administration du personnel
C4 – Fonction de gestion
E3.1 – Administration générale
E3.2 – Gestion du personnel
E3.3 - Gestion financière et matérielle
G2.1 – Gestion financière et budgétaire
G2.2 – Gestion administrative du personnel
G2.3 – Elaboration, suivi et amélioration des procédures de gestion
G2.4 – Encadrement des équipes des services généraux et administratifs
TITRE III – RECRUTEMENT et PROCEDURE d’EMBAUCHE
C1 – Directeurs d’Etablissements et de Services
C2 – Directeurs Adjoints
C3 – Autres cadres à subdélégation
F1 – Pour toute durée inférieure à 3 mois
F2 – Pour des durées égales ou supérieures à 3 mois
TITRE IV – POUVOIR DISCIPLINAIRE
B1 – Observation, avertissement, mise à pied avec ou sans traitement pour un maximum de 3 jours
B2 – Licenciement
TITRE V – ANNEXES au REGLEMENT
TITRE I - DISPOSITIONS GENERALES
A - Identification
La Société Calvadosienne de Protection de l'Enfance fondée en 1932, déclarée le 19 Janvier 1932 comme Association simple (Loi de 1901) sous le N° 581, exerce son activité sous l'appellation ASSOCIATION CALVADOSIENNE pour la SAUVEGARDE de l'ENFANCE et de l'ADOLESCENCE depuis le 26 Mars 1959 (enregistrement N° 1601 Préfecture du Calvados, et parution au J.O. du 24 Avril 1959).
En vertu des statuts:
- Elle a pour but la sauvegarde de l'enfance et de l'adolescence inadaptées sous quelque forme que ce soit.
- Son action s'étend aussi aux adultes, soit familles des enfants et adolescents, soit handicapés ou inadaptés isolés ou en difficulté d'insertion.
- Elle agit en collaboration avec toutes les instances poursuivant le même but.
(Article 1 des statuts)
* Ses moyens d'actions sont :
• conseiller, aider, gérer des organismes de dépistage et de prévention, d'observation d'accueil, de soins, d'éducation, de formation professionnelle, de placement et d'actions éducatives en milieu ouvert pour les enfants et adolescents inadaptés ou en danger moral;
• répondre aux demandes des Magistrats par la réalisation d’enquêtes, de mesures de contrôles judiciaires et de médiations pénales.
• promouvoir des services au bénéfice d'adultes handicapés ou inadaptés ou en difficulté d'insertion et des actions de recherche ;
• collaborer aux initiatives et réalisations tendant aux mêmes fins en concours notamment avec les Associations et Organismes poursuivant le même but ;
• promouvoir un mouvement de solidarité en faveur des enfants, adolescents et adultes inadaptés ou en danger moral, notamment par le développement de la vie associative ;
• participer à toute action à objectifs social, éducatif, économique, professionnel et culturel, susceptible de favoriser l'insertion et la promotion des personnes, des groupes et des populations en difficulté ;
• participer à la formation et au perfectionnement du personnel et des membres de l'Association.
(Article 2 des statuts)
En vertu du Projet Associatif :
Elle est porteuse des valeurs suivantes :
• Les personnes en situation de souffrance, de vulnérabilité ou d’exclusion sont au cœur des préoccupations de l’A.C.S.E.A.
• Toutes les énergies mobilisées par la militance de l’association, l’activité de ses professionnels, ses propositions vis-à-vis des pouvoirs publics, ses axes de développement, son organisation tendent vers un même but :
la restauration de la personne et du lien social, et sa promotion.
L’A.C.S.E.A est une association HUMANISTE et MILITANTE
qui veut promouvoir la citoyenneté active !
en s’appuyant sur
• les droits de l’Homme et de l’Enfant
• la laïcité
• le respect des différences.
• Association HUMANISTE, l’A.C.S.E.A.
- place les personnes au CENTRE de ses interventions, en prenant prioritairement en compte ce qui donne sens à leur existence.
- les reconnaît
• dans leur GLOBALITE, leur histoire et leurs groupes d’appartenance
• et ACTEURS
- des décisions les concernant
- de l’organisation de leur prise en charge
- de l’évaluation des actions menées
- les soutient dans l’exercice de leurs DROITS
- valorise le POTENTIEL de chacun
- considère le TEMPS comme l’un des facteurs essentiels de la réalisation de son projet personnel au-delà de l’intervention de l’Association.
• Association MILITANTE, l’A.C.S.E.A.
- fait le choix d’un fonctionnement qui favorise l’ENGAGEMENT de chacun de ses membres au service d’une cause commune, qu’ils soient administrateurs, professionnels ou partenaires bénévoles.
- Se veut SOLIDAIRE des personnes en difficulté
• par la reconnaissance de l’utilité sociale de chacun indépendamment de son efficacité économique
• par le témoignage de leurs conditions d’existence et de leur souffrance
• par la mise en place de dispositifs de proximité qui articulent réponses individuelles et actions sur les environnements
• par la contribution à un développement durable dans lequel les personnes concernées s’impliquent pour prendre en charge leur destinée.
- Est force de PROPOSITIONS
• en s’appuyant sur ses pratiques et ses capacités d’expertise et d’observation
• en apportant sa contribution à l’élaboration des politiques publiques
• en prenant l’initiative d’innovations et d’expérimentation.
B - Etablissements et Services :
La Prévention
• Département Prévention - Insertion Jeunes
• Service d’Aide aux Jeunes en Difficulté (S.A.J.D.)
• Service d’Action Préventive (S.A.P.)
L’Investigation
• Services d’Investigations Spécialisés (S.I.S.)
- Investigation et Orientation Educative
- Enquêtes Sociales auprès du Tribunal pour Enfants
- Enquêtes Contentieux Familial auprès des Tribunaux de Grande Instance de Caen et Lisieux et de la Cour d’Appel de Caen
- Interventions en matière pénale auprès du Tribunal de Grande Instance de Lisieux
- Réparation Pénale pour les Mineurs
- Accueil Relais Parents Enfants (A.R.P.E) Lisieux
La Protection de l’Enfance – La Protection Judiciaire de la Jeunesse
• Département de Milieu Ouvert
• Action Educative en Milieu Ouvert (A.E.M.O)
• Services Educatifs en Milieu Ouvert (S.E.M.O)
• Foyers Educatifs
• Foyers Educatifs Filles et Garçons
• Centre Educatif Renforcé (C.E.R)
La Santé
• Centre de Guidance
• Centre Médico Psycho Pédagogique (C.M.P.P)
• Bureau d’Aide Psychologique Universitaire (B.A.P.U)
Le Handicap
* Education Adaptée et accompagnement médico-social aux mineurs et jeunes adultes handicapés :
• Institut Thérapeutique, Educatif et Pédagogique (I.T.E.P) Champ Goubert
• Institut Camille Blaisot (I.C.B)
• Institut Thérapeutique, Educatif et Pédagogique (I.T.E.P)
• Service de Placement Familial Spécialisé (S.P.F.S)
• Institut de Démouville
• I.M.Pro (I.M.E. - I.T.E.P.) et T.A.T.
• Service Intégration (S.P.M.O - SESSAD)
• Institut Médico Educatif (I.M.E) « L’Espoir »
* Prise en charge médico-sociale pour adultes handicapés :
• Maison d’Accueil Spécialisée (M.A.S) « La Vallière »
• Foyer Occupationnel pour Adultes (F.O.A) « Le Montmirel »
* Travail Adapté :
• Entreprise Adaptée Conchylicole (E.A.C) « La Calvadosienne »
• Etablissement et Service d’Aide par le Travail (E.S.A.T.) Intermédiaire Hors les Murs
La Formation
• A.C.S.E.A. FORMATION
Maison des Adolescents du Calvados
TITRE II – ORGANISATION ADMINISTRATIVE de l’ASSOCIATION
A – Rôle de la Direction Générale :
Al - Mission générale :
Le Directeur Général, professionnel de l’Action Sociale, assure la permanence de l'Administration de l'Association.
Il met en œuvre, anime et coordonne la politique de l'Association sous tous ses aspects techniques, administratifs et de gestion.
Il rend compte régulièrement de sa mission au Président de l'Association, à la Commission Permanente dont il est Membre et au Conseil d'Administration.
Il garantit la bonne application du présent règlement général de fonctionnement dans ses
titres II - III - IV et V.
Il veille à la diffusion du règlement général de fonctionnement qui devra être affiché dans chaque Etablissement et Service de l'Association.
La Direction Générale prépare les travaux des différentes instances de l'Association (Commission Permanente, Conseil d'Administration, Assemblée Générale et Commissions ad hoc). Elle est chargée de l'application et du suivi des décisions de la Commission Permanente, du Conseil d'Administration et de l'Assemblée Générale.
A2 - Organisation :
Le Directeur Général est assisté d'une équipe de collaborateurs dont la composition est soumise à l’approbation du Conseil d’Administration.
Il dispose par ailleurs de services administratifs et techniques nécessaires à la mise en œuvre de la politique définie par l'Association.
Il en assure l'organisation, l'animation et le contrôle.
Il est chargé de l'organigramme de fonctionnement de la Direction Générale et de la mise en place des délégations de responsabilité qu'il peut faire à ses adjoints. Il les soumet au Conseil d'Administration.
L'équipe de collaborateurs assiste à titre consultatif aux réunions du Conseil d'Administration et de l'Assemblée Générale.
A3 - Fonction d'administration :
A3.1 - Administration générale :
Le Directeur Général engage sa responsabilité personnelle de manière permanente. A ce titre, il est responsable des actions qu'il développe et de celles du personnel directement rattaché à lui. Dans ses actes, il engage la responsabilité de l'Association.
La Direction Générale participe avec le Conseil d'Administration à la création, au développement et à l'adaptation des services gérés par l'Association.
La Direction Générale, par délégation :
* représente l'Association dans les interventions et démarches nécessaires à son bon fonctionnement auprès des Collectivités, de l'Administration et de ses services, des Organismes de Contrôle.
En conséquence, elle assure la liaison avec les Organismes publics et privés d'Action sociale et culturelle et de Protection de la Jeunesse au plan départemental, régional et national.
Par délégation, le Directeur Général est le représentant de l'Association vis-à-vis des Pouvoirs Publics et donne aux Directeurs d'Etablissements et de Services toutes les instructions et informations nécessaires pour que les liaisons correspondant à la marche de leur service soient assurées.
* prépare les documents nécessaires à la tenue et aux délibérations des Assemblées Générales, du Conseil d'Administration et de la Commission Permanente, et réalise les procès-verbaux qui seront soumis à l'approbation de chacune de ces instances ;
* prépare le rapport d'activités soumis à l'approbation de l'Assemblée Générale ;
* peut répondre en personne devant les Tribunaux par délégation du Président ;
* est le représentant permanent du Président et du Conseil auprès des Etablissements et Services, chargé de l'exécution et du contrôle des décisions dudit Conseil d'Administration;
* doit veiller à la bonne exécution avec les Directeurs ou Responsables des Etablissements et Services des projets pédagogique, éducatif et thérapeutique tels qu'ils ont été acceptés par le Conseil d'Administration;
* participe de plein droit, chaque fois que nécessaire, aux travaux et instances techniques des Etablissements et Services ;
* travaille en étroite collaboration avec les Directeurs ou Responsables des Etablissements et Services. A cette fin est mis en place un Conseil de Direction tel que défini au Titre II B ;
* est l'intermédiaire habituel entre les Directeurs ou Responsables d'Etablissements et de Services et le Président ;
* veille à ce que soit souscrit, pour toutes les activités développées par les Etablissements et Services de l'Association, un contrat d'assurance garantissant :
• la responsabilité civile de l'Association qui pourrait être recherchée du fait des adultes et des enfants, et le cas échéant des parents, des stagiaires, des personnes bénévoles qui apportent leur concours ;
• les accidents susceptibles de survenir à ces différentes personnes ;
• les risques dus à l'implantation (incendie, dégâts des eaux, vols, tempêtes...).
Elle participe aux diverses Commissions mises en place, prépare les documents nécessaires à la tenue de leurs réunions. Un compte rendu des travaux est réalisé.
Elle est un lieu de recherche, de documentation, de promotion de nouveaux axes de réflexion et de réalisation. Elle contribue à évaluer les besoins, à proposer des créations, voire les réorientations nécessaires à partir de la réalité des usagers, des Etablissements, du secteur d'Action Sociale et Culturelle, de Protection de la Jeunesse.
A3.2 - Administration du personnel :
La Direction Générale assume en tant que représentant permanent du Président l'ensemble des obligations découlant des relations entre employeurs et salariés sur les plans législatif, réglementaire et conventionnel.
Elle veille à la stricte application de la Convention Collective de référence, des accords de travail réglementairement conclus, des textes réglementaires en matière de droit du travail, d'hygiène et de sécurité.
Elle veille à la bonne exécution des procédures d'embauche telles que définies au titre III du présent règlement général.
La Direction Générale est l'interlocuteur des organisations syndicales au sein de l'Association.
Avec le Président ou son représentant, elle prépare et participe à la négociation collective annuelle avec les organisations syndicales représentatives.
Par délégation du Président, le Directeur Général préside le Comité Central d'Entreprise.
Il peut organiser des réunions d'information ou de travail à l'intention d'une partie ou de l'ensemble des salariés de l'Association.
Le Directeur Général assure les fonctions d'employeur auprès des salariés de la Direction Générale et des Services directement rattachés et, à ce titre, veille à la bonne réalisation des fonctions de représentation, tels que délégués du personnel.
A4 - Fonction de Gestion :
La Direction Générale
- organise la détermination des Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens Mutualisés et elle arbitre les choix budgétaires dans le cadre des périmètres
- participe à l'élaboration, à la détermination et à la négociation des Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens Mutualisés, des budgets prévisionnels des Etablissements et Services. Elle en assure avec les Directeurs et Responsables des Etablissements et Services la négociation avec les Autorités de Contrôle financier.
Elle assure le contrôle de l'exécution des Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens Mutualisés, des budgets engagés par les Directeurs et Responsables des Etablissements et Services.
Elle participe à l'élaboration des programmes pluriannuels de gros travaux et d'investissements en liaison avec le Conseil d'Administration ou les Commissions ad hoc mises en place.
Elle est l'ordonnateur des dépenses d'investissements.
Elle est le liquidateur des dépenses de fonctionnement ordonnancées par les Directeurs et Responsables des Etablissements et Services.
Elle assure la gestion de la trésorerie et le choix des placements financiers s'y rapportant.
D'une manière générale, elle s'assure du respect des procédures administratives, comptables, financières et juridiques mises en place par l'Association.
En liaison avec le Conseil d'Administration, elle veille à ce que les observations, les recommandations et les redressements notifiés par le Commissaire aux Comptes soient appliqués.
Elle est responsable du plan de formation du personnel de la Direction Générale.
Elle est responsable du plan de formation engagé sur les fonds mutualisés.
Elle coordonne les plans de formation des Etablissements.
B - Rôle du Conseil de Direction :
Bl - Composition :
Le Conseil de Direction comprend :
- la Direction Générale qui en assure l'animation
- les Directeurs et Responsables d'Etablissements et de Services.
De manière permanente ou ponctuelle, les Directeurs Adjoints peuvent y participer sur proposition du Directeur de l'Etablissement ou du Service.
B2 - Rôle :
Lieu d’échanges permanent, il permet de réfléchir à la complémentarité des actions pour une meilleure connaissance des projets de fonctionnement de chacun et de leur évolution dans le cadre du Projet Associatif.
Il facilite la cohérence des différentes interventions mises en œuvre par l’Association, l’organisation des personnels et des pratiques administratives et financières.
Il permet et favorise la circulation de l’information. La Direction Générale communique aux Membres du Conseil de Direction ce qui a trait au fonctionnement général de l’Association (décisions de la Commission Permanente, du Conseil d’Administration – relations avec le Comité Central d’Entreprise, les organisations syndicales, les organismes de contrôle, …). De leur côté, les membres du Conseil communiquent aux autres participants ce qui a trait au fonctionnement de l’Etablissement ou Service dont ils sont responsables et qui peut permettre une meilleure connaissance des actions menées.
Il est le lieu d’information des mandats exercés par ses membres tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Association.
Observatoire de l’évolution des besoins, il contribue à la production d’éléments d’analyse susceptibles d’éclairer le Conseil d’Administration et la Direction Générale dans les choix politiques à opérer.
Il participe à l’élaboration des décisions stratégiques et, à ce titre :
- dans le cadre de la mise en œuvre du Projet Associatif, arrête un programme d’actions pluriannuel soumis au Conseil d’Administration définissant les champs d’actions prioritaires,
- dans le cadre des Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens Mutualisés, participe à l’élaboration de son contenu stratégique ainsi qu’à l’affectation des moyens en direction des Etablissements et Services.
Il favorise toute réflexion technique et suscite les réflexions nécessaires à l’évaluation des actions entreprises.
Il est consulté par la Direction Générale sur des nouveaux projets portés par l’Association.
Il est une aide à la décision en termes d’organisation générale du fonctionnement associatif touchant à la bonne marche des Etablissements et Services.
B3 - Organisation :
Le Conseil de Direction se réunit une fois par mois.
L'ordre du jour est préalablement établi par la Direction Générale en tenant compte des suggestions et propositions qui peuvent être formulées par les Membres.
Un compte-rendu est rédigé. Celui-ci est adressé à chacun des Membres et pour information au Président de l'Association et aux Membres du Conseil d'Administration.
Il peut être constitué au sein du Conseil de Direction des groupes de travail sur des thèmes d'étude et de recherche. Le rythme et le calendrier de travail de ces groupes sont alors définis par les participants qui y adhèrent.
C - Rôle du Directeur d'Etablissement référencé au Titre I - B :
Cl – Mission générale :
Le Directeur d'Etablissement ou de Service, professionnel de l’action sanitaire ou sociale, assure la fonction d'animation et de direction technique.
Il est responsable de la mise en œuvre permanente des actions éducatives, thérapeutiques, pédagogiques ou techniques pour lesquelles l'Etablissement ou Service a été créé ou autorisé.
A ce titre, il propose le projet pédagogique, éducatif et thérapeutique de son Etablissement ou Service au Conseil d'Administration.
Il engage sa responsabilité personnelle de manière permanente.
Il est responsable des actions qu'il engage et de celles du personnel.
Il engage dans ses actes la responsabilité de l'Association.
Il prononce, selon la procédure prévue par les textes réglementaires, l'admission et la sortie des mineurs et des adultes. Il veille à obtenir les prises en charge et à procéder à leur renouvellement.
C2 – Organisation :
Le Directeur d'Etablissement ou de Service est assisté d’une équipe de direction composée de cadres ayant subdélégation en matière d’encadrement hiérarchique et technique. Ces subdélégations sont définies en Conseil de Direction et intégrées au présent règlement général de fonctionnement sur décision du Directeur Général.
Il dirige l'équipe des techniciens employés dans l'Etablissement ou Service. Il lui appartient, dans le respect de leurs disciplines respectives, d'organiser et de coordonner leur action. A cette fin, il programme toutes les réunions de travail qu'il juge opportun de mettre en place. Il assure la concertation interne et externe et veille à l'application des décisions qu'il prend après consultation de son équipe.
Il organise les relations avec les familles des mineurs et adultes, les tient informées de l'action éducative entreprise et les y associe.
En référence à l'éthique, il met tout en œuvre pour que soit respectée la discrétion nécessaire à la protection du secret des mineurs et adultes pris en charge et de leur famille. Il assume la responsabilité de la diffusion de tout document les concernant.
Il suscite et anime les travaux de recherche susceptibles d'être poursuivis au sein de son Etablissement ou Service.
Il met en place la procédure d'évaluation qualitative et quantitative du travail éducatif, pédagogique et thérapeutique entrepris auprès des mineurs ou des adultes suivis par son Etablissement ou Service.
Il promeut et planifie la formation et le perfectionnement de l'ensemble du personnel de l'Etablissement ou du Service, y compris les siens.
Il organise ou supervise, en collaboration avec les équipes, le travail des stagiaires d'école et des stagiaires de la formation professionnelle.
Il lui revient de porter à la connaissance de ses personnels les informations susceptibles de les éclairer sur les orientations, les travaux et les décisions prises par l'Association tout en veillant à ne pas diffuser d'informations confidentielles qui lui auraient été transmises aux seules fins d'être pleinement associé en tant que cadre dirigeant à la vie de l'Entreprise.
C3 - Fonction d'administration :
C3.1 - Administration générale :
Le Directeur est responsable de la bonne marche de l'Etablissement ou Service.
Il veille au respect des formalités exigées par la réglementation en vigueur et à l'application des procédures décidées par le Conseil d'Administration et la Direction Générale.
Il coordonne les différents services.
Il est responsable de la sécurité des mineurs et adultes confiés à l'Etablissement ou Service, du personnel ou de toute autre personne ayant à faire dans l'Etablissement ou Service. Il est responsable des bâtiments, des installations et équipements. Les articles 1382 - 1383 et 1384 du Code Civil lui sont applicables :
1382 :"tout fait quelconque de l'homme qui cause à autrui un dommage oblige celui par la faute duquel il arrive à le réparer"
1383 : "chacun est responsable du dommage qu'il a causé, non seulement par son fait mais encore par sa négligence ou par son imprudence"
1384 : "on est responsable, non seulement du dommage que l'on cause de son propre fait, mais encore de celui qui est causé par le fait des personnes dont on doit répondre ou des choses que l'on a sous sa garde."
Il assure les liaisons d'information entre les instances associatives et les agents de ses services par le biais de la Direction Générale.
Il participe au Conseil de Direction.
Il peut être amené à siéger dans des Commissions Ad hoc mises en place et pour lesquelles il a reçu désignation.
Il participe au Conseil d'Administration avec voix consultative lors des deux réunions annuelles prévues pour l'adoption des budgets prévisionnels et des comptes administratifs. En outre, il peut être invité à participer avec voix consultative au Conseil d'Administration lorsque celui-ci prévoit dans son ordre du jour un point concernant son Etablissement ou Service.
Il est responsable des relations publiques avec les Services de Contrôle, les milieux sociaux, professionnels, les autres organismes sociaux d'éducation, les familles, les organismes de formation...
Il rédige le rapport annuel de fonctionnement de l'Etablissement ou du Service en respectant les consignes qui pourraient être données dans le cadre de la production d'un document général sur l'Association.
Il peut, quand la nature et l'importance de l'Etablissement ou Service qu'il dirige le nécessitent, déléguer sous sa responsabilité une partie de ses attributions à des membres qualifiés du personnel. Dans ce cas, il doit en adresser le projet à la Direction Générale qui le soumettra à l'approbation du Conseil d'Administration.
Il assure la continuité du fonctionnement normal de l'Etablissement ou du Service et prend donc toutes dispositions utiles durant ses absences. Il informe la Direction Générale de l'organisation mise en place.
Pour la bonne marche de l'Association, il fournit à la Direction Générale et au Président tous les documents qui lui seraient demandés.
C3.2 - Administration du personnel :
Il est le chef de l'ensemble du personnel de l'Etablissement ou du Service.
Il ne peut procéder au recrutement de personnel à durée indéterminée ou de personnel à durée déterminée de 3 mois et plus sans en avoir reçu l'autorisation par la Direction Générale.
Il veille à l'application de la procédure de recrutement et d'embauche, telle que définie au Titre III.
Il veille à l'application de la législation sociale et des accords de travail. En cas de différence d'interprétation, il en réfère à la Direction Générale afin qu'une réponse unique soit donnée dans l'Association.
Il propose, en liaison avec les différents techniciens, l'organigramme du personnel en fonction du projet éducatif et thérapeutique. Cet organigramme doit être joint au projet pédagogique.
Il est le représentant permanent de l'Employeur auprès des délégués du personnel et du comité d'établissement de son Etablissement ou Service.
Quand la loi du 13 Novembre 1982 sur la négociation collective annuelle est applicable dans son Etablissement ou Service, il ne peut négocier que sur les parties concernant l'organisation du temps de travail. Dans ce cadre, tout accord de travail ne sera réputé applicable qu'après avoir été approuvé par le Conseil d'Administration et que l'Association ait obtenu les approbations réglementaires nécessaires.
Par ailleurs, il ne peut négocier d'accord d'établissement portant sur les salaires, la durée effective du travail ou les avantages accessoires.
C4 - Fonction de gestion :
Le Directeur est responsable devant le Conseil d'Administration du fonctionnement financier de l'Etablissement ou du Service qu'il dirige.
Il participe à l’élaboration, à la détermination, à la négociation des Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens Mutualisés et assure la préparation du budget de fonctionnement de l'Etablissement ou Service en tenant compte des directives données par le Conseil d'Administration et des éventuels accords passés entre l'Association et les Collectivités compétentes. Il en assure l'exécution une fois celui-ci fixé.
Lui-même ou son représentant par délégation est l'ordonnateur des dépenses de fonctionnement. Dans des limites fixées par le Conseil d'Administration, le Directeur pourra avoir également la qualité de payeur.
Il veille à la stricte application des procédures comptables en référence au plan comptable et aux règles définies par le Conseil d'Administration. Pour l'exécution de la comptabilité de son Etablissement ou Service, il se conforme au dispositif informatique retenu par l'Association.
Il est responsable de l'établissement des titres de créances et de leur recouvrement.
Il assume la préparation et l'exécution de la section d'investissement selon les procédures définies par le Conseil d'Administration.
Il propose le programme des travaux d'entretien (travaux courants et gros travaux) et veille à sa bonne exécution une fois celui-ci approuvé par le Conseil d'Administration.
D – Rôle de la Réunion Générale de l’Encadrement :
D1 – Composition :
La Réunion Générale de l’Encadrement est composée de l’ensemble de l’encadrement hiérarchique (Directeur Général, Directeur Général Adjoint, Directeurs, Directeurs Adjoints, Chefs de Service Socio-Éducatifs, Responsables Administratifs et Financiers)
De manière permanente ou ponctuelle, des cadres fonctionnels de la Direction Générale sur proposition du Directeur Général ou des cadres fonctionnels des Établissements et Services, sur proposition du Directeur de l’Etablissement ou Service, peuvent y participer.
D2 – Rôle :
La Réunion Générale de l’Encadrement est une instance de réflexion et d’échanges d’informations travaillant en lien avec les préoccupations des équipes de direction de chaque Établissement et Service.
Elle :
- éclaire le Conseil de Direction,
- permet de réfléchir à la complémentarité des actions pour une meilleure connaissance des projets de fonctionnement de chacun et de leur évolution dans le cadre du Projet Associatif,
- facilite la cohérence des interventions mises en œuvre par l’Association, l’organisation des ressources humaines et des pratiques administratives et financières.
D3 – Organisation :
L’ordre du jour de la R.G.E., validé par le Directeur Général, est établi par une « Commission de Préparation de la R.G.E. » composée de cadres hiérarchiques, proposée en Conseil de Direction.
L’ordre du jour est diffusé par la Direction Générale aux Membres du Conseil de Direction, par mail, sur les boîtes fonctions. Les Directeurs sont chargés de diffuser l’information auprès de leurs cadres concernés.
E – Rôle du Chef de service Socio-educatif :
E1 - Mission générale
Membre de l’équipe de direction, le chef de service socio-éducatif assure une fonction d’encadrement hiérarchique au sein de l’établissement ou service.
Il participe
- à l’élaboration et à la mise en œuvre du projet d’établissement dont il veille à l’application,
- à la définition de la politique institutionnelle et des orientations relatives à la collaboration avec les familles et les institutions.
Par délégation du Directeur :
- Il est chargé d’assurer la cohérence de la prise en charge globale et du projet personnalisé de chaque usager.
- A ce titre, il peut être conduit à intervenir auprès de tous les secteurs de l’établissement ou service quand l’intérêt de celui-ci le commande.
- Il est amené à assurer la responsabilité de missions transversales au sein de l’établissement ou service.
- Il est habilité à représenter l’établissement ou service à l’extérieur et à être l’interlocuteur des partenaires et mandants.
- Cadre de l’Association, il rend compte au directeur de l’activité du service qu’il encadre selon les modalités fixées par le directeur de l’établissement ou service et des délégations qui lui sont confiées ; il peut être sollicité pour prendre part à des actions transversales.
E2 – Fonctions d’animation générale et technique :
Dans le respect des compétences et des règles déontologiques des différents professionnels, il assure l’animation technique et l’harmonisation fonctionnelle générale entre tous les techniciens intervenant dans la prise en charge.
Il anime les réunions de l’équipe pluridisciplinaire et par délégation du directeur d’établissement ou service, il préside les réunions de synthèse.
Il veille au respect de la place des familles dans l’élaboration et la mise en œuvre des projets personnalisés.
Il favorise la circulation de l’information et s’assure de l’exécution des décisions.
Il contrôle les écrits et comptes rendus relatifs aux usagers.
Il incite les équipes à la réflexion professionnelle et à la formation permanente.
Il s’assure de la bonne tenue des dossiers des usagers.
E3 – Fonctions d’administration et de gestion :
E3.1 – Administration générale :
Il s’assure de l’application de la réglementation en vigueur, notamment en matière de sécurité des personnes et des biens.
Il transmet, avec l’accord ou à la demande du directeur d’établissement ou service, les informations et directives réglementaires et associatives aux personnels placés sous sa responsabilité technique.
E3.2 - Gestion du personnel :
Dans le respect du code du travail et de la C.C.N.T.E.I. du 15 Mars 1966, du protocole d’accord sur l’aménagement et la réduction du temps de travail au sein de l’A.C.S.E.A. et des consignes du directeur d’établissement ou service, il élabore et gère les plannings de service des personnels placés sous sa responsabilité.
Il organise les remplacements du personnel en cas d’absence selon les modalités fixées par le directeur d’établissement ou service.
Il participe à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques de formation.
Il favorise l’intégration de personnes en formation et supervise leur tutorat.
Il est attentif aux conditions matérielles d’accueil des usagers.
E3.3 - Gestion financière et matérielle :
Il veille à l’exécution, au suivi et au contrôle des comptes budgétaires qui lui sont confiés et s’assure de l’opportunité des dépenses engagées au regard du projet d’établissement ou service.
Il participe à l’élaboration des propositions budgétaires et fait part des moyens qui lui semblent nécessaires au bon fonctionnement de son secteur d’activité.
F – Rôle du Conseil Economique Opérationnel :
F1 – Composition :
Le Conseil Economique Opérationnel (CEO) comprend :
- la Direction Générale qui en assume l’animation,
- les Responsables Administratifs et Financiers avec ou sans rôle hiérarchique des Etablissements et Services, délégués ou mandatés par les Directeurs des Etablissements et Services.
F2 – Rôle :
Lieu d’échanges permanent à caractère économique qui permet de réfléchir à la complémentarité des actions pour un meilleur suivi financier des projets de fonctionnement de chacun des Etablissements et Services et de leur évolution dans le cadre du Projet Associatif, des projets des Établissements et Services, des Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens Mutualisés.
Le C.E.O a pour mission de superviser, étudier, assurer le suivi de gestion et veiller à la conformité et à l’harmonie du contrôle de gestion financière et sociale associative de l’ensemble des Etablissements et Services. Il est le garant de la cohérence de la politique associative en matière de stratégie financière. Il a la responsabilité de la proposition des marchés associatifs et de leur coordination et exécution.
Il doit garantir l’application du plan comptable associatif et des procédures y afférant. Il doit veiller aux évolutions nécessaires en la matière et à la cohérence de leur application. Pour ce faire, il fait toute proposition nécessaire au Conseil de Direction et à la Direction Générale.
Pour un meilleur suivi budgétaire, il élabore des outils qui sont les éléments du contrôle de gestion comportant les éléments administratifs, financiers et en ressources humaines, des Etablissements et Services.
Les tableaux de bord ainsi créés servent en particulier à piloter les Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens Mutualisés par les comités de pilotage, par périmètres. Ils sont également des systèmes d’alerte afin que les comités de pilotage des Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens Mutualisés ou les Directeurs d’Établissements et Services puissent réagir rapidement face aux écarts de toutes sortes. Ils permettent d’obtenir toutes les informations (financières et Ressources Humaines) nécessaires, en vue d’optimiser le pilotage des C.P.O.M.M. remplissant leur rôle d’outil d’aide à la décision.
F3 – Organisation :
Le Conseil Economique Opérationnel se réunit une fois par mois. L’ordre du jour est préalablement établi par la Direction Générale.
Un compte-rendu mensuel et un rapport de gestion trimestriel sont remis aux membres du Conseil de Direction et aux Membres des comités de pilotage concernés afin qu’ils puissent prendre les décisions stratégiques nécessaires.
G – Rôle du Responsable Administratif et Financier :
G1 - Mission générale :
Par délégation du Directeur de l’Etablissement ou Service, le Responsable Administratif et Financier assure une fonction de contrôleur de gestion financière et sociale. A ce titre, il participe autant que de besoins aux instances de l’Etablissement ou Service.
Il est le garant de la cohérence opérationnelle des outils de gestion et de l’application des procédures associatives en la matière.
Il organise et synthétise les données de gestion et organise le recueil d’informations.
Il élabore les budgets prévisionnels, structure les données représentatives de la marche de l’Etablissement ou Service nécessaires aux prises de décisions (bilans, comptes de résultats, tableaux de bord et indicateurs des ressources humaines et sur le domaine administratif et financier). Il prépare les plans pluriannuels d’investissements.
Il s’assure de la mise en œuvre effective des procédures réglementaires liées à la sécurité générale des personnes et des biens.
Il participe au Conseil Economique Opérationnel, instance associative actrice dans le suivi de gestion des projets de service et des Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens Mutualisés.
Il prépare la clôture du ou des Comptes Administratifs de son Etablissement ou Service et fournit les éléments nécessaires à leur analyse en vue du rapport d’activités.
G2 - Fonctions d’administration et de gestion :
G2.1 – Gestion financière et budgétaire :
Il prépare les budgets, contrôle leur réalisation, interprète les écarts, rend compte et conseille la Direction.
Il supervise la comptabilité générale et analytique, veille aux échéances et à l’application des règles associatives en la matière.
Dans le cadre du contrôle de la gestion de trésorerie mutualisée, il contrôle et suit les décaissements et encaissements de son Etablissement ou Service.
G2.2 – Gestion administrative du personnel :
Il supervise la tenue et l’actualisation des dossiers du personnel et veille à l’application des règles associatives en la matière.
Il s’assure du passage des écritures des éléments variables de paie, contrôle leur cohérence en fonction des données validées par la direction de l’Etablissement ou Service.
Il assure le contrôle de la gestion des salaires au regard des Budgets Prévisionnels arrêtés.
Il veille au suivi de l’ensemble des tableaux de bord en matière de ressources humaines, des indicateurs de contrôle de gestion sociale et des éléments des indicateurs de convergence tarifaire en la matière.
G2.3 – Elaboration, suivi et amélioration des procédures de gestion :
Il veille à l’application des principes de gestion administrative et de suivi comptable.Il met en place les tableaux de bord à partir des stratégies de l’établissement et des informations comptables dans le cadre du système d’information associatif.
G2.4 - Encadrement des équipes des services généraux et administratifs :
En fonction de l’organisation et de la taille de l’Etablissement ou Service, le Responsable Administratif et Financier peut avoir une compétence d’encadrement hiérarchique en tant que Chef de Service Administratif et Financier auprès du personnel comptable et logistique des Etablissements et Services. Sur délégation du Directeur, il peut être amené à ce que son rôle hiérarchique soit étendu au service administratif. A ce titre, il est membre de l’équipe de direction de l’Etablissement ou Service.
En tout état de cause, le Responsable Administratif ou Financier a une responsabilité fonctionnelle sur l’ensemble des personnels comptables et logistiques.
TITRE III – RECRUTEMENT et PROCEDURE d’EMBAUCHE
A - Dispositions générales
Le recrutement et l'embauche sont réalisés en conformité avec la législation du travail et la Convention Collective Nationale de Travail des Etablissements et Services pour Personnes Inadaptées et Handicapées (C.C.N.T.E.S.P.I.H.) du 15 Mars 1966 ou avec toute autre convention de branche applicable à d'autres secteurs d'activités qui pourraient être gérés par l'Association.
La formalisation des relations contractuelles entre l'Association et chaque salarié est réalisée par un contrat de travail-type correspondant notamment à la nature de l'emploi, à la durée, au temps de travail.
La signature des contrats s'effectue après constitution d'un dossier administratif comprenant un certain nombre de pièces nécessaires à la procédure de recrutement : fiche d'identification, reconstitution et développement de carrière, documents relatifs à l'état civil, aux diplômes et aux emplois antérieurement tenus, ...
Pour les Etablissements et Services habilités Justice, il doit être mis en oeuvre la procédure d'information du Directeur Régional de la Protection Judiciaire de la Jeunesse, conformément au décret 88-949 du 8/10/88, Titre II, Article 7.
Tout nouveau salarié devra avoir pris connaissance des statuts de l'Association, du projet associatif, du règlement général de fonctionnement, du règlement intérieur et du projet pédagogique, éducatif et thérapeutique propres à l'Etablissement ou Service d'affectation.
Tout poste ouvert à recrutement fait l'objet en priorité d'une information interne auprès des Etablissements et Services de l'Association. Celle-ci est réalisée par voie d'affichage sous la responsabilité de la Direction Générale. L'appel d'offre indiquera clairement la nature du poste à pourvoir, la qualification requise, l'indice ou coefficient d'embauche.
Il ne pourra être procédé au recrutement ou à la nomination à titre temporaire d'un Directeur Général, d'un Directeur d'Etablissement ou de Service, d'un Responsable de Service, d'un Directeur Adjoint sans délibération expresse du Conseil d'Administration.
Au regard de la nature des fonctions et des activités gérées, les fonctions de direction devront être assurées à temps plein, sauf situation particulière appréciée par le Conseil d'Administration.
Toute modification ultérieure d'un des éléments du contrat de travail ne pourra être réalisée sans l'autorisation de la Direction Générale pour les personnels visés aux chapitres C3 -D - E et F2 ou du Président pour les personnels visés aux chapitres B - C1 et C2.
B - Directeur Général
Le recrutement du Directeur Général incombe au Conseil d'Administration qui a toute latitude pour organiser la procédure.
La signature du contrat de travail revient au Président de l'Association qui réalise l'embauche après délibération du Conseil d'Administration.
C - Cadres de Direction
Cl - Directeurs d'Etablissements et de Services :
En cas de vacance de poste, la Direction Générale organise la procédure de recrutement après délibération du Conseil d'Administration.
Les candidatures sont examinées par la Direction Générale. Le Directeur Général s'assure de tout concours jugé utile pour fonder ses avis. Il soumet au Conseil d'Administration le résultat de ses investigations et propose l'embauche qui lui paraît la plus conforme aux attentes de l'Association et de l'Etablissement ou du Service à diriger.
En cas de nécessité, le Président de l'Association et le Directeur Général pourront mettre en place une Commission d'embauche. Les candidats sélectionnés seront alors reçus en entretien par le Président et des Membres du Conseil d'Administration, le Directeur Général, tout autre spécialiste pris en dehors des salariés de l'Association.
La décision d'embauche revient au Président après consultation du Conseil d'Administration et du Directeur Général.
La signature du contrat est réalisée conjointement par le Président et le Directeur Général.
C2 – Directeurs Adjoints :
Sur proposition du Directeur Général, il revient au Président d'autoriser la procédure de recrutement après consultation du Conseil d'Administration.
L'organisation de la procédure de recrutement se fait sous la responsabilité du Directeur d'Etablissement concerné qui devra recevoir les candidats et proposer la nomination des postulants sélectionnés au Directeur Général de l'Association. Il devra motiver et prioriser ses choix ; le Directeur Général garde la possibilité de recevoir les candidats sélectionnés.
La décision d'embauche revient au Président, sur proposition du Directeur Général et après consultation du Conseil d'Administration.
La signature du contrat d'embauche est réalisée conjointement par le Directeur Général et le Directeur de l'Etablissement concerné.
C3 – Autres cadres à subdélégation :
Sur proposition du Directeur d'Etablissement ou de Service, il revient au Directeur Général d'autoriser la procédure de recrutement.
L'organisation de la procédure de recrutement se fait sous la responsabilité du Directeur d'Etablissement concerné qui devra recevoir les candidats et proposer la nomination des postulants sélectionnés au Directeur Général de l'Association. Il devra motiver et prioriser ses choix ; le Directeur Général garde la possibilité de recevoir les candidats sélectionnés.
La décision d'embauche revient au Directeur Général sur proposition du Directeur d'Etablissement ou de Service.
La signature du contrat d'embauche est réalisée conjointement par le Directeur Général et le Directeur d'Etablissement ou de Service.
En cas de désaccord entre le Directeur Général et le Directeur d'Etablissement ou Service, le Président sera saisi par le Directeur Général. Il procèdera alors à la nomination après avoir consulté les parties.
D – Cadres techniques et administratifs :
La procédure de recrutement se fait sous la responsabilité du Directeur de l'Etablissement ou Service ou du Responsable de Service, après autorisation expresse du Directeur Général à qui il revient le soin d'en informer le Président de l'Association.
Les candidatures sélectionnées sont soumises au Directeur Général qui arrête sa décision d'embauche après consultation du Directeur de l'Etablissement ou Service ou du Responsable de Service et après avoir reçu les candidats s'il le juge nécessaire.
En cas de désaccord entre le Directeur Général et le Directeur de l'Etablissement ou Service ou le Responsable de Service, le Président sera saisi par le Directeur Général. Il procèdera alors à la nomination après avoir consulté les parties.
La signature du contrat de travail est conjointement assurée par le Directeur Général et le Directeur de l'Etablissement ou Service ou le Responsable de Service.
S'agissant de Médecins, Psychiatres ou Neuro-Psychiatres, le contrat particulier réalisé conformément à la Convention Collective Nationale des Psychiatres et Neuro-Psychiatres travaillant dans les Etablissements et Services pour Personnes Inadaptées ou Handicapées du 1° Mars 1979, sera soumis à la consultation du Conseil de l'Ordre des Médecins.
E - Personnels non cadres :
En cas de vacance de poste, le Directeur de l'Etablissement ou Service ou le Responsable de Service organisera la procédure de recrutement après avoir obtenu l'autorisation expresse du Directeur Général.
Il lui revient alors de réaliser la procédure d'embauche en préparant le contrat-type référencé par la Direction Générale.
Le contrat de travail est cosigné par le Directeur Général et le Directeur de l'Etablissement ou de Service.
F - Personnels à durée déterminée :
Fl - Pour toute durée inférieure à 3 mois :
En cas de vacance temporaire de poste pour des motifs autres que congés conventionnels, et à l'exclusion des personnels visés aux chapitres C et D, les Directeurs d'Etablissements ou Services ou les Responsables de Services peuvent recourir à l'emploi de personnel à durée déterminée.
Dans ce cas, ils veillent à la stricte application de la réglementation en vigueur et signent le contrat de travail-type approprié à la situation, mis à leur disposition par la Direction Générale.
Pour les personnels visés au chapitre D du présent titre, le Directeur d'Etablissement ou Service ou le Responsable de Service se réfère à la procédure indiquée au chapitre E. Dans ce cas, il prépare le contrat de travail-type référencé par la Direction Générale qui sera cosigné par lui-même et le Directeur Général.
F2 - Pour des durées égales ou supérieures à 3 mois :
En cas de vacance temporaire de poste, les Responsables d'Etablissements ou Services sont autorisés à procéder au recrutement et à l'embauche de personnel à contrat à durée déterminée en appliquant la procédure décrite aux chapitres C3 - D et E du présent titre. Les Responsables deServices reçoivent la même autorisation en appliquant la procédure décrite aux chapitres D et E du présent titre.
Le contrat de travail-type référencé par la Direction Générale est alors préparé par le Responsable de l'Etablissement ou Service et cosigné par lui-même et le Directeur Général.
TITRE IV – POUVOIR DISCIPLINAIRE
A - La simple observation :
Elle a une simple fonction de rappel. Elle ne peut avoir d'incidence immédiate ou future sur l'avenir du salarié dans l'Association.
A ce titre, elle ne donne pas lieu à l'application de la procédure d'entretien préalable, article
L 122.41 du Code du Travail.
Le Président, le Directeur Général, le Directeur d'Etablissement ou Service, le Cadre de Direction ayant reçu délégation, ont la faculté, chaque fois que nécessaire et de manière motivée, d'adresser une observation écrite ou orale à un salarié pour lequel ils exécutent la fonction d'employeur ou de représentant de l'employeur.
B - Les mesures disciplinaires
Les mesures disciplinaires donnant lieu à la mise en oeuvre de la procédure d'entretien préalable, article L 122.41 du Code du Travail :
Les mesures disciplinaires applicables aux personnels des Etablissements et Services s'exercent suivant les dispositions légales et conformément à l'article 33, Titre IV de la Convention Collective Nationale de Travail des Etablissements et Services pour Personnes Inadaptées et Handicapées du 15 Mars 1966.
Les Directeurs d'Etablissements ou de Services et les Responsables de Services doivent porter à la connaissance de la Direction Générale toute situation susceptible d'être l'objet de sanctions disciplinaires.
Le Président et le Directeur Général peuvent recourir à la mise en œuvre de la procédure chaque fois qu'ils auront à connaître une situation ou des agissements susceptibles d'être sanctionnés.
Bl - Observation, avertissement, mise à pied avec ou sans traitement pour un maximum de 3 jours :
Le Directeur ou Responsable d'Etablissement ou de Service reçoit délégation permanente pour exercer ce pouvoir disciplinaire.
Il lui appartient de veiller à l'observation de la procédure légale en la matière.
Il doit en informer immédiatement la Direction Générale en motivant son intention.
Le Directeur Général ou son représentant en réfère au Président de l'Association qui saisit éventuellement le Conseil d'Administration.
A l'issue de l'entretien préalable et après respect du délai de réflexion, le Directeur ou Responsable de l'Etablissement ou Service informe le Directeur Général de la sanction qu'il entend appliquer.
Le Directeur Général informe systématiquement le Président de l'Association et le Conseil d'Administration des mesures disciplinaires prises à l'encontre d'un salarié.
B2 - Licenciement :
La procédure de licenciement est appliquée et mise en œuvre par les signataires du contrat :
a - le Président pour le personnel visé au titre III B ;
b - le Président et le Directeur Général pour les personnels visés au titre III - C1
et C2 ;
c - le Directeur Général et le Directeur ou Responsable de l'Etablissement ou Service pour les salariés visés au titre III - C3 - D - E et F (y compris Fl).
Il appartient
• pour l'alinéa a, au Président de consulter le Conseil d'Administration ;
• pour l'alinéa b, au Directeur Général de saisir le Président qui consultera le Conseil d'Administration ;
• pour l'alinéa c, au Directeur ou Responsable d'Etablissement ou Service de saisir le Directeur général
afin de les informer des motifs des sanctions qu'ils envisagent de prendre ou de faire prendre et d'obtenir leur accord pour engager la procédure.
Avant que d'engager celle-ci, le Président ou le Directeur Général pourra consulter le Conseil d'Administration ou toute Commission ad hoc mise en place.
Dans le cas de faute grave ou lourde, le Président, le Directeur Général, le Directeur ou Responsable d'Etablissement ou Service peuvent prendre une mesure de mise à pied à titre conservatoire. Dans ce cas, le Président devra en référer au Conseil d'Administration, le Directeur Général au Président, et le Directeur ou Responsable d'Etablissement ou Service au Directeur Général.
TITRE V – ANNEXE 1 au REGLEMENT
Le règlement général de fonctionnement ne pourra être modifié que par le Conseil d'Administration.
Il pourra être complété par des annexes, notes de service d'ordre technique et visant à concourir à son application émanant du Conseil d'Administration, du Président ou du Directeur Général.
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